Für Innovation brauchen Unternehmen Knowhow, Kreativität und Mut. All das nützt aber wenig, wenn etwas anderes fehlt: 5 Gründe, warum das Projektmanagement die heimliche Superkraft erfolgreicher Unternehmen ist.
Forschung und Entwicklung, Konstruktion, Produktionsplanung, Materialbeschaffung und Marketing – für diese und andere elementare Aufgaben planen Unternehmen ganz selbstverständlich Ressourcen ein und legen ihre Vorhaben in erfahrene Hände. Gilt das auch fürs Projektmanagement? Ein Blick auf die Erfolgsquoten lässt daran zweifeln: Weltweit verfehlt eines von drei Vorhaben sein Ziel, fast die Hälfte dauert länger als vorgesehen, und etwa 38 Prozent der Projekte sprengen ihr Budget. Diese Zahlen hat das Project Management Institute (PMI) 2021 im Rahmen einer Langzeitstudie ermittelt. Verglichen mit früheren Jahren zeigt sich ein leicht positiver Trend – global scheint die Projektmanagement-Kompetenz zu wachsen. In einer Unternehmenswelt, die mehr und mehr durch Projektarbeit geprägt ist, könnte die Erfolgsbilanz jedoch deutlich besser aussehen.
Viele Unternehmen setzen sich mit dem Problem auseinander und investieren in die Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden. Häufig stehen dabei agile Prinzipien im Mittelpunkt, die innovativere und schnellere Ergebnisse versprechen. Viel wichtiger als Agilität sind allerdings grundlegende Ressourcen und Skills für Projektmanagement. Über Erfolg oder Misserfolg entscheiden aus unserer Erfahrung die folgenden fünf Handlungsfelder:
Das Projekt ist beschlossen, das Team steht. Bevor es an die Arbeit geht, brauchen alle Beteiligten dasselbe Verständnis von den Zielen und Inhalten, müssen sich auf einen Zeitplan einigen, Abhängigkeiten klären und wissen, wer für welche Themen verantwortlich ist. Auch der menschliche Faktor spielt hier eine wichtige Rolle: Soll das Team motiviert ans Werk gehen und auch in schwierigen Momenten zusammenhalten, müssen die Mitglieder Vertrauen aufbauen und ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln – gerade bei großen Gruppen und virtuellen Projektteams, die an unterschiedlichen Standorten tätig sind, stellt sich dies nicht von selbst ein. Zielgerichtete Workshops sorgen für einen guten Start und helfen auch im Verlauf des Projekts, Hindernisse zu überwinden.
Selbst wenn der überwiegende Teil der Projektarbeit virtuell geschieht, spricht viel dafür, dass Kickoffs und Meilenstein-Workshops in Präsenz stattfinden. Zwar lassen sich über Kollaborationstools wie Miro und Mural auch online sehr gute Ergebnisse erzielen. Doch nur vor Ort wird aus einem Arbeitstreffen eine echte Begegnung, mit vielen positiven Effekten auf die Zusammenarbeit. Face-to-face kann sich ein spontaner Austausch entwickeln, ohne umständliche Wortmeldungen oder arrangierte Breakout-Sessions. Stimme und Körpersprache wirken unmittelbar. Das Zuhören fällt leichter, die Stimmung ist entspannter. Kurz: Die Beteiligten fühlen sich wohl und nehmen aus der Veranstaltung im besten Fall nicht nur Ergebnisse mit, sondern auch ein emotionales Erlebnis.
Eine Marssonde stürzt ab wegen falsch berechneter Distanzen. Ein Flughafen kann nicht eröffnen, da der Brandschutz nicht ausreicht. Die Kundschaft einer traditionsreichen Bank sitzt finanziell auf dem Trockenen, weil das neue Banking-System völlig unausgereift ist. Wenn solche Projekt-Albträume wahr werden, heißt es oft: „Das hätte man doch wissen müssen!“ Und man kann es auch wissen. Risikomanagement gehört zum Projektgeschäft wie die Haftpflicht zum Autofahren. Für Innovationsvorhaben gilt das im Besonderen, denn wer Chancen ergreifen will, muss diese realistisch gegen alle denkbaren Risiken abwägen.
Interne und externe Einflüsse, die den Projekterfolg gefährden können, sind möglichst vollständig zu ermitteln und zu bewerten. Die Verantwortlichen müssen dann entscheiden, wie das Projekt mit den einzelnen Risiken umgehen soll. Ist ein kritisches Ereignis zum Beispiel mit allen Mitteln zu vermeiden, oder genügt es, den möglichen Schaden zu begrenzen? Zur Visualisierung eignet sich eine Heat Map, die kritische, moderate und geringere Risiken unterscheidet und entsprechend priorisiert. Eng verknüpft mit dem Risikomanagement ist das Issue Management: Treten Probleme auf, müssen die jeweils Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen (Mitigation Actions) reagieren. In regelmäßigen Statusterminen behält das Team die Risiken und Issues im Blick und kann nachhalten, wie die Problemlösung vorankommt. So lassen sich Eskalationen vermeiden.
Projekte bedeuten Veränderung – ob intern, im Unternehmensumfeld oder am Markt. Transformationsmanagement ist daher unverzichtbar, je nach Tragweite des Vorhabens in unterschiedlichem Umfang. Daher raten wir Projektverantwortlichen, gleich zu Beginn die relevanten Stakeholder zu identifizieren und zu verdeutlichen, wie sich die Veränderung auf diese Gruppen auswirkt: Inwiefern nützt ihnen das Projekt? Welche Interessen stehen dem Vorhaben möglicherweise entgegen? Welche Informationen oder Kompetenzen brauchen die Stakeholder, damit die Transformation gelingt? Das Ergebnis ist eine detaillierte Stakeholder- und Change Impact Analyse. Auf ihrer Grundlage kann das Projektteam gezielte Maßnahmen planen, um die Unterstützung der Stakeholder sicherzustellen und Widerstände abzubauen. Denkbar sind Großveranstaltungen, Workshops, Trainings und Coachings, Teambuilding-Aktivitäten, Gamification-Elemente im Arbeitsalltag, Umfragen, Kreativ-Wettbewerbe und vieles mehr. Speziell für große Organisationen gibt es eine überragende Methode, um die Mitarbeitenden aller Ebenen einzubinden: die Workshopkaskade.
Für Projektprofis ein wahrer Horror: Wenn sich Mitarbeitende ihre To-dos nicht notieren oder auf losen Zetteln pflegen, Statuslisten lokal verwalten und „in die Runde“ schicken, wenn man in Meetings alles mühsam rekapitulieren muss – dann geht nicht nur viel kostbare Zeit verloren, es bleibt möglicherweise auch einiges liegen oder wird verspätet fertig. Dabei lassen sich Status-Reporting und -Dokumentation mit modernen Tools inzwischen ganz einfach optimieren: Ein elektronisches Kanban-Board (z.B. MS Planner, Confluence) leistet sehr gute Dienste, auch in Teams, die nicht agil arbeiten. Es enthält sämtliche Aufgaben inklusive Status und Verantwortlichkeit, erinnert automatisch an Deadlines und stellt sicher, dass die gesamte Projekt-Community auf dem aktuellen Stand ist, auch wenn einzelne Mitglieder einmal ein Meeting verpassen.
Wir leben in einer Zeit, in der uns Informationen ununterbrochen zufließen. Mitten in diesem Strom stehen auch die Stakeholder und verlassen sich darauf, dass Projekte sie auf dem Laufenden halten. Es genügt nicht, dass man ein Projekt irgendwo im Intranet finden kann. Stakeholder sollten das Thema immer wieder auf dem silbernen Tablett serviert bekommen: als Top-Meldung auf der internen Startseite, in Form eines Projekt-Newsletters, im Rahmen von Roadshows, als Agendapunkt bei Town Hall Meetings, durch Plakataktionen, Info-Flyer und Give-aways.
Trotz der vielen Möglichkeiten darf die Projekt-Kommunikation nicht beliebig sein – sie ist eingebettet in das Transformationsmanagement und folgt der übergeordneten Strategie. Um passende Maßnahmen zu entwickeln, ist nicht nur Kreativität gefragt, sondern auch publizistische Erfahrung und Empathie. In Projekten arbeiten in der Regel Fachleute, die ihre Spezialthemen beherrschen, aber nicht dafür ausgebildet sind, sie Außenstehenden verständlich zu machen, geschweige denn, die Stakeholder zu begeistern. Eine goldene Regel aus der Medienwelt gilt auch hier: Menschen lesen, hören und sehen am liebsten Storys von und über Menschen. Jedes Projekt braucht daher Identifikationsfiguren, die greifbar machen: Wir wissen, was wir tun. Und was wir tun, ist eine gute Sache.
„No risk, no fun“ oder übertriebene Vorsicht? Die Risikokultur prägt die Art, wie umsichtig Führung und Mitarbeitende in Projekten handeln. So fördern Sie einen gesunden Umgang mit Projektrisiken.
Inspirierende Ziele, die Ihr Team zu Höchstleistungen motivieren: Das verspricht die agile Managementmethode OKR. Damit der Start gelingt, müssen alle die Grundlagen verinnerlichen. Ein wenig Geduld ist gefragt – denn die Prinzipien sind nicht intuitiv.
Wenn bei Mitarbeitenden die Luft raus ist, wirken Druck und materielle Anreize höchstens kurzfristig. Dauerhafte Motivation kommt von innen. Diese 4 Impulse aus dem Transformation Management sorgen dafür, dass Mitarbeitende wieder mit mehr Energie an die Arbeit gehen.
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