Ausgangslage:

Ein großes Unternehmen will sämtliche Arbeitsplatzrechner von Windows 7 auf Windows 10 umstellen. Zwischen diesen beiden Betriebssystemen gibt es einen wesentlichen technischen Unterschied: Microsoft entwickelt Windows 10 laufend weiter („Evergreen Approach“). Zweimal jährlich erscheint eine neue Version mit zusätzlichen oder verbesserten Funktionen. In unserer Fallstudie führt das Unternehmen Windows 10 zusammen mit dem neuen Office 365 ein, das ebenfalls einer ständigen Evolution unterliegt.
 

Herausforderung 1:

Sämtliche Business-Anwendungen müssen auch in der neuen Welt funktionieren. Das gilt für Applikationen, die auf Rechnern weltweit genutzt werden, wie auch für zahlreiche lokale Anwendungen, die nur bestimmte Mitarbeitergruppen im In- und Ausland nutzen.

Herausforderung 2:

Das Unternehmen muss bestehende Hardware, die sich nicht für Windows 10 und Office 365 eignet, ersetzen – und zwar kosteneffizient.

Herausforderung 3:

Der Rollout ist zeitlich so zu planen, dass das Unternehmensnetzwerk die hohe Datenlast von mehreren Gigabyte pro Rechner bei der Migration bewältigen kann.

Umsetzung:

Ein zentrales Rollout-Team legt die wesentlichen Schritte für die Umstellung fest, die sich über mehr als ein Jahr erstreckt. Zunächst tragen die Projektmanager zusammen, welche Software die Fachbereiche rund um die Welt nutzen, und planen entsprechende Tests mit Windows 10 und Office 365. Da diese umfänglichen Tests künftig zweimal jährlich anstehen (bei jeder neuen Version), wird ein neuer Arbeitsprozess definiert. Beispielsweise liegt die Verantwortung für einzelne Applikationen in Zukunft nicht mehr beim Business, sondern bei der IT. Das Projektteam entwickelt dafür neue Rollen und Abläufe.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Bestandsaufnahme der Hardware. Es zeigt sich: Das Unternehmen muss einen großen Teil seiner Geräte nach und nach austauschen. Das Rollout-Team plant den Übergang Standort für Standort und Abteilung für Abteilung, so dass die Mitarbeiter ihre Geräte möglichst bis zum Ende des Hardware-Lebenszyklus nutzen können. Mit den Niederlassungsleitern und lokalen IT-Verantwortlichen stimmt das Projekt günstige Zeitpunkte für den Rollout ab, damit das Netzwerk die hohe Datenlast bewältigen kann. Der Plan berücksichtigt auch saisonale Hochphasen im Tagesgeschäft.

Ergebnis:

Das Unternehmen ist in der Lage, die umfangreiche und komplexe technische Migration mit wirtschaftlichen Vorgaben zu vereinbaren. Interne Abläufe sind so gestaltet, dass die Organisation schnell von der neuen Technologie profitiert. Das Tagesgeschäft wird durch die Upgrades nicht gestört.