Objectives & Key Results (OKR):
So starten Sie richtig und vermeiden typische Probleme bei der Umsetzung

OKR successful start

Inspirierende Ziele, die Ihr Team zu Höchstleistungen motivieren: Das verspricht die agile Managementmethode OKR. Damit der Start gelingt, müssen alle die Grundlagen verinnerlichen. Ein wenig Geduld ist gefragt – denn die Prinzipien sind nicht intuitiv.

Manche Teams starten voller Euphorie mit OKR. Doch dann läuft es nicht so rund wie erhofft. Schon bald verfliegt die Begeisterung.

Woran liegt es, wenn ein Team die anvisierten Ziele nicht erreicht? Oft sind es nicht die OKR-Prinzipien, sondern handwerkliche Feinheiten.

Um die Methode erfolgreich anzuwenden, müssen Teams 5 Herausforderungen sicher meistern:

(Um einzelne Abschnitte direkt aufzurufen, klicken Sie einfach auf die Zwischen-Überschrift:)

1. Objectives richtig setzen: Welche Ziele eignen sich für OKR?

2. Key Results korrekt formulieren und nicht mit To-dos verwechseln

3. Eine machbare Zahl an Zielen setzen

4. Team-OKR wirklich an der Strategie ausrichten

5. OKR-Fehler erkennen und im Alltag am Ball bleiben

1. Objectives richtig setzen:

Welche Ziele eignen sich für OKR?

Stellen Sie sich folgende Szene vor: Sie sind zum Geschäftsessen im japanischen Restaurant verabredet. Der Kellner serviert köstliche Sushi, und am Tisch greifen alle routiniert zu den Ess-Stäbchen.

Würden Sie als einzige Person nach Besteck fragen? Weil Sie Ihr Leben lang nur mit Messer und Gabel gegessen haben? Die Blöße wollen Sie sich nicht geben. Angespannt und mit ein paar Pannen überstehen Sie das Essen. So richtig genießen können Sie es nicht.

Sie nehmen sich vor: „Beim nächsten Mal will ich locker und unfallfrei mit Stäbchen essen.“

Objectives sind keine klassischen KPI

Was hat das nun mit Objectives & Key Results (OKR) zu tun? Essen mit Stäbchen ist vielleicht eine banale Herausforderung. Aber eben auch ein tragfähiges „Objective“.

OKR-Ziele zu formulieren, ist durchaus anspruchsvoll. Wenn Sie mit Ihrem Team die ersten Schritte mit OKR machen, ist es ganz normal, dass Sie die Methode üben müssen.

Und das fängt an bei der Frage: Welche Ziele eignen sich überhaupt für OKR? Viele Führungskräfte, die an KPI gemessen werden, assoziieren Ziele mit messbaren Größen.

Sie wollen im vierten Quartal ein Umsatzplus von 20% einfahren? Das wäre zwar ein ambitioniertes Ziel, aber ungeeignet als Objective im Sinne von OKR.

Denn bei OKR gilt:

  • Das Objective wird nicht quantifiziert.
  • Es beschreibt ein klares Resultat (Outcome): Sie essen unfallfrei mit Stäbchen.
  • Das Objective ist inspirierend, zeichnet ein Bild in der Zukunft: Sie sitzen völlig entspannt im Restaurant und genießen Ihr Essen.

Was zählt: die herausragende Qualität und Wirkung des Ziels

Hier wird greifbar, was OKR-Ziele von klassischen Business-Zielen unterscheidet:

OKR inspirieren. Und sie adressieren Probleme, für die Sie noch keine Lösungsroutinen haben. 

So wie bei den ersten Versuchen, mit Stäbchen zu essen. Es gibt keine erprobten motorischen Muster, auf die Sie zurückgreifen können. Es hilft nichts, als es auszuprobieren, gute und weniger gute Techniken zu erkennen und darauf zu reagieren.

Behalten Sie dieses Beispiel aus dem Alltag im Hinterkopf, wenn Sie Teamziele formulieren. Stellen Sie in der Gruppe immer die Frage nach dem Zukunftsbild: Nicht nur WAS sie erreichen wollen, ist entscheidend, sondern die herausragende Qualität und Wirkung dieses Ziels.

Wie entwickeln Kunden gemeinsam mit uns effektive OKR-Routinen? Das erfahren Sie hier im Video (hier klicken).

2. Key Results korrekt formulieren und nicht mit To-dos verwechseln

Bei den Key Results schleichen sich am Anfang besonders häufig Fehler ein. Sehen wir uns dazu ein fiktives Beispiel an.

Angenommen, Sie sind verantwortlich für die globale HR in einem großen Unternehmen. Im Team formulieren Sie ein inspirierendes Objective: In drei Monaten wollen Sie neuen Kolleginnen und Kollegen weltweit die beste Onboarding-Erfahrung ihres Lebens bieten.

Jetzt brauchen Sie Ihre Key Results, also Antworten auf die Frage: Wie erreichen Sie Ihr Objective? Das ist nicht so simpel, wie es scheint. Stellen Sie sich ein Key Result als einen Hebel vor. Jede Hebelbewegung bringt Sie Ihrem Ziel näher.

Dabei kommt es auf folgende Feinheiten an:

  • Ihr Key Result ist kontinuierlich messbar, nicht binär

    Beispiel: Sie haben 100 Mitarbeitende, die ihr Onboarding in den vergangenen 12 Monaten erhalten haben, zu ihren Erfahrungen befragt.

    Vermeiden Sie dagegen vage Formulierungen wie: Sie haben eine Fokusgruppe von Mitarbeitenden befragt.

  • Ihr Team hat die Key Results selbst in der Hand und ist nicht abhängig von anderen
    Beispiel: Sie haben unternehmensweit 40 zusätzliche Personen für das technische Onboarding befähigt.
    Und nicht: Sie bitten die IT, das technische Onboarding zu beschleunigen.
  • Die Key Results sind auch nicht voneinander abhängig
    Vermeiden Sie daher Formulierungen mit „und“ oder „…um X zu erreichen“. Diese „Tabu-Wörter“ können anzeigen, dass Sie das Key Result weiter zuspitzen müssen.
    Beispiel: 250 Neue haben an einem Socializing-Event des Unternehmens teilgenommen.
    Und nicht: Sie haben 5 zusätzliche Socializing-Anlässe geschaffen, damit 250 Neue daran teilnehmen können.
  • Jedes Key Result bezieht sich auf eine spezifische Dimension Ihres Problems
    Beim Thema Onboarding kann man unter anderem zwischen der inhaltlichen Einarbeitung und sozialen Beziehungen unterscheiden.
    Beispiel: Bis zum Ende des Quartals haben 100 neue Mitarbeitende das E-Learning zu Produkt X absolviert.
    Vermeiden Sie dagegen eine Vermischung: 100 Neue haben das E-Learning durchlaufen und 2 Gespräche mit ihrem Job-Buddy geführt.

Mit der Zeit werden Sie im Team auch diese Regeln sicher anwenden, ohne lange zu überlegen.

Ihr Ziel fest im Blick

Transformation vorantreiben, Mitarbeitende mitnehmen: Sprechen Sie uns gerne an für einen individuellen Austausch zu Ihrer Herausforderung:
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3. Eine machbare Zahl an Zielen setzen

„Kill your darlings“ – dieses Motto empfiehlt sich auch bei der OKR-Zielsetzung. Gerade beim Start schlummert ein erhebliches Risiko darin, möglichst groß zu denken und ambitionierte Pläne zu schmieden.

Das kann Ihr Team zum Beispiel dann betreffen, wenn es ohnehin eine hohe Schlagzahl und lange To-do-Listen gewohnt ist. Im OKR-Modus passiert es dann leicht, dass sich Ihre Kolleginnen und Kollegen viel zu viel vornehmen und alle möglichen Vorhaben in OKR-Sets abbilden.

Wenn auf Ihrem Board z.B. 7 Objectives mit je 5 Key Results stehen, sollten Sie dringend weiter priorisieren.

Praktikabel ist im Allgemeinen die Formel 3×3

Formulieren Sie pro Quartal nur bis zu 3 Objectives mit je 3 Key Results.

So bleiben die Ziele, die für Ihr Team im Tagesgeschäft Vorrang haben, handhabbar. Mehr als 3×3 OKR-Sets überfordern selbst erfahrene Gruppen. Die Folge: Hochfliegende Ziele werden verfehlt, das Team ist frustriert und sucht die Ursache in der Methode selbst.

OKR kann den Arbeitsalltag spürbar verändern. Damit Ihr Team die Methode akzeptiert, sind die ersten Gehversuche psychologisch wichtig. Mit der 3×3-Formel können Sie die nötigen Erfolgserlebnisse schaffen. 

4. Team-OKR wirklich an der Strategie ausrichten

Beim Armdrücken entscheidet der Bizeps über den Erfolg – bei einem Radrennen ist er dagegen weniger wichtig. Wer als Radprofi zu viel Zeit mit Armkrafttraining verbringt, wird nicht vorn mitfahren.

Beim Sport leuchten falsche Prioritäten sofort ein. Im Geschäftsleben liegen sie dagegen nicht immer auf der Hand.

OKRs entfalten ihre Kraft auf der operativen Ebene. Doch die einzelnen Teams müssen diese Kraft auch im Sinn der übergeordneten Strategie einsetzen. 

Typischerweise verfolgen Unternehmen ihre Strategien für drei Jahre oder länger. Ohne konkrete Zwischenziele können OKR auf Arbeitsebene die große strategische Richtung verfehlen.

Um das Bild wiederaufzugreifen: In Ihrem Team freuen sich alle über ihre starken Arme, aber Ihr Unternehmen verliert ein Radrennen nach dem anderen.

Mid-Term-Goals bilden die Brücke

Objectives sind wie Visionen im Miniaturformat. Im Tagesgeschäft dienen sie als Leitstern für einen begrenzten Zeitraum, in der Regel für drei Monate. Es empfiehlt sich, sogenannte Mid-Term-Goals festzulegen, kurz MOALs. Sie sind quasi das mittelfristige Trainingsziel:

Wo soll Ihr Unternehmensbereich in einem Jahr stehen, um der Strategie näherzukommen? Wie bei OKRs üblich, entstehen auch MOALs in einem Prozess, der mehrere Hierarchie-Ebenen einbezieht. Zum Beispiel in einem jährlichen Workshop, an dem Bereichs- und Teamverantwortliche sowie Mitarbeitende gemeinsam Jahresziele entwickeln.

Formulieren Sie MOALs ähnlich wie Objectives: als inspirierende Zukunftsbilder, möglichst kurz und einprägsam. Hier drei Beispiele:

  • Service-Automation: „Wir haben den im DACH-Raum beliebtesten Chatbot zur Vermögensberatung für Private-Banking-Kunden.“

  • Nachhaltigkeit: „Unsere Firmenzentrale ist ein europaweites Vorbild in Energieeffizienz.“

  • Kundenerlebnis: „Unser Reparaturservice ist ein unschlagbarer Wettbewerbsvorteil.“

5. OKR-Fehler erkennen und im Alltag am Ball bleiben

Oft entscheiden die ersten Schritte mit OKR darüber, ob ein Team mit der Methode warm wird und seine Leistung dauerhaft steigern kann.

Damit alle richtig starten und am Ball bleiben, brauchen Sie im Team jemanden, der die Methoden sicher beherrscht, den Prozess steuert und Fragen beantwortet. Kurz, Sie benötigen geschulte und motivierte OKR Coachs in Ihrem Team. Das müssen nicht unbedingt Externe sein.

Aufgaben bzw. Rollen der OKR Coachs:

  • Als Process Owner halten sie die Fäden in der Hand, koordinieren und moderieren OKR-Sessions.
  • Als Mentor oder Mentorin sind OKR Coachs bei methodischen Fragen die ersten Ansprechpersonen.
  • Als Change Agents beziehen sie zu Beginn der OKR-Transformation alle wichtigen Stakeholder ein.

Ganz am Anfang ist der Aufwand für Change und Coaching höher. Aber hat sich die Methode einmal etabliert, benötigt ein OKR Coach deutlich weniger Zeit, um das Team im Alltag zu begleiten und zu motivieren.

 

Schöpfen Sie im Team schon Ihr OKR-Potenzial aus?

Und was können Sie tun, wenn Sie es mit OKR schon versucht haben, sich aber immer wieder Probleme einschleichen?

Gerne sehen wir uns an, wo Sie stehen und geben Ihnen eine Einschätzung, was Ihr Team jetzt weiterbringt.

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