Sich über Zoom, MS Teams oder andere Konferenztools auszutauschen, ist in vielen Unternehmen Alltag geworden. Wenn es allerdings darum geht, über mehrere Stunden und in größeren Gruppen an einem Thema zu arbeiten, vertraut man der virtuellen Alternative nicht immer. Zu Unrecht, wie unsere Erfahrungen der vergangenen Monate zeigen: Online-Workshops können sehr gut funktionieren, wenn man sie bis ins Detail vorbereitet und richtig umsetzt. Was ist dabei zu beachten?

1. Zeitlimit

Vier Stunden sind das Maximum für einen Online-Workshop – wohlgemerkt mit ein bis zwei Pausen. Wenn diese Zeit nicht genügt, ist es besser, mehrere Termine einzuplanen und die Themen aufzuteilen.

2. Abwechslung

Die beste Arbeitsatmosphäre entsteht, wenn man vielfältige Medien und interaktive Tools geschickt einsetzt. Etwa eine Filmsequenz, eine Abstimmung (z.B. Mentimeter) oder ein Q&A via Chat.

3. Tools beherrschen

Traditionelle Workshop-Formate lassen sich mithilfe spezieller Software erstaunlich gut virtuell umsetzen. Beispielsweise kann man Diskussionen in Kleingruppen mit der Funktion „Breakout Sessions“ realisieren. Auch visuelle Methoden wie die Future Timeline sind mithilfe digitaler Whiteboards machbar (z.B. Miro-Board) – gerade jetzt zu Jahresbeginn ein sehr gutes Mittel, um Teamziele zu definieren.

4. Akribisch vorbereiten

Spontan ein Brainstorming starten oder Themen in einer Umfrage priorisieren? Das ist online in jedem Fall schwieriger als face to face und kann leicht schiefgehen. Moderatoren sollten idealerweise jedes Detail planen und vor dem Termin durchspielen. Weicht man von der Agenda dann doch ab, zum Beispiel um eine Mentimeter-Umfrage einzubinden, hilft eine Pause, um dies vorzubereiten.

5. Doppelte Besetzung

Es ist auf jeden Fall von Vorteil, einen Online-Workshop zu zweit zu begleiten, da viele Dinge gleichzeitig geschehen müssen: moderieren, interaktive Tools steuern, Inhalte dokumentieren, Wortmeldungen und Chatbeiträge im Blick behalten. Besser ist daher eine Arbeitsteilung.

Unter diesen Voraussetzungen funktionieren geschätzt 80 Prozent der üblichen Workshop-Formate auch online. Wie erwähnt sind jedoch spontane und kreative Aktionen nur eingeschränkt möglich. Das betrifft Aufwärmübungen wie zum Beispiel People Bingo, bei denen Mitarbeiter schnell ihre Gesprächspartner wechseln. Auch gemeinsame Video-Drehs, Fotocollagen oder Rollenspiele lassen sich im Chat nur sehr schwer umsetzen. Dieses Defizit kann man jedoch mit einem Hybrid-Format beheben: Sofern es die Kontaktbeschränkungen erlauben, können sich Kleingruppen an verschiedenen Orten treffen und via Konferenz mit den anderen Teilnehmern vernetzen.

Was uns wirklich erstaunt hat: Sogar Teambuilding ist in gewissen Grenzen möglich. Mitarbeiter, die einander vorher noch nie gesehen hatten, meldeten uns zurück, dass sie sich im Online-Workshop persönlich gut kennenlernen konnten. Das ersetzt zwar nicht den persönlichen Austausch beim gemeinsamen Essen; es hat auch nicht den verbindenden Charakter anderer Aktivitäten, die den Teamgeist stärken, wie etwa ein spielerischer Wettbewerb. Dennoch ist die Begegnung am Bildschirm viel besser, als ganz auf Workshops zu verzichten.