Projektbeispiel Projekt- & Portfoliomanagement
Das Ziel
Ziel des Projektes war es, nach einem Unternehmenszusammenschluss die kulturelle Integration für eine sehr große Zielgruppe (> 30.000 Mitarbeiter in Europa, APAC, USA und LATAM) zu managen.
Die Herausforderung
Es musste ein zentrales Projektmanagement aufgesetzt werden. Auf globaler Ebene wurden Ansprechpartner für die Umsetzung der zentral erarbeiteten Konzepte gebraucht. Eine weitere Herausforderung bestand darin, über den gesamten Projektverlauf von zirka drei Jahren das Interesse des Top-Managements als Sponsor des Projekts konstant hoch zu halten.
Ferner mussten bei der Definition und Umsetzung von Maßnahmen die unterschiedlichen Länderkulturen berücksichtigt werden.
Außerdem war die Zielgruppe extrem heterogen: Unsere Maßnahmen mussten entweder allgemein genug sein, um einen Großteil anzusprechen, oder pro Zielgruppe spezifisch angepasst werden.
Das
Vorgehen
Aufsetzen eines zentralen Projektmanagements am Hauptsitz mit direktem Zugang zur Projektleitung und weiteren Mitgliedern des internen Projektteams.
Definition einer gemeinsamen Kultur mit einem „Best of both“-Ansatz, um allen Mitarbeitern und Führungskräften eine klare Orientierung zu geben, wie sie im Hinblick auf bestimmte Verhaltensweisen miteinander umgehen sollten.
Etablierung eines weltweiten Multiplikatoren-Netzwerks (~200 Change Promoter), um direkte Ansprechpartner in jedem Land zu haben.
Vorgehen in zwei großen Wellen:
1. Roll-out von mehr als 2.000 weltweiten Kultur-Workshops für alle Führungskräfte und Großveranstaltungen für alle Mitarbeiter mit dem Ziel, dass sämtliche Beschäftigte des Unternehmens unabhängig vom Standort ein gleiches Erlebnis zu dem Thema haben (zentrale Steuerung aus dem Projektteam)
2. Entwicklung einer Toolbox mit über 50 verschiedenen Modulen, die nach Bedarf in dem jeweiligen Land implementiert werden konnten (Entwicklung teilweise durch das zentrale Projektteam und auch durch die Change Promoter). Nachverfolgung des Projekterfolgs durch Auswertung der Ergebnisse aus Mitarbeiter- und Kundenbefragungen und Steuerung der Maßnahmen über das Multiplikatoren-Netzwerk, welches regelmäßig Statusberichte an das zentrale Projektbüro einreichte.
Die Erfolgsfaktoren
Enge Abstimmung des zentralen Projektteams mit dem Top-Management, um das Thema immer wieder auf die Agenda zu bringen und damit das Momentum zu halten
Übersetzung der Kommunikation und sämtlicher Unterlagen (Workshop-Designs, Module aus der Toolbox) in die jeweilige Landessprache sowie Umsetzung aller Workshops, Trainings und Veranstaltungen durch Muttersprachler
Pilotierung des Programms, um Anpassungen oder auch komplette Änderungen vorzunehmen, wenn die Formate zunächst nicht gut ankamen