Projektbeispiel Transformation & Change Management
Das Ziel
Kommunikation und Change Management für eine agile Transformation (SAFe) eines IT-Programms und von einzelnen Linienabteilungen, die Systeme sowie Prozesse verbessern und implementieren.
Die Herausforderung
Die Herausforderung bei der agilen Transformation lag darin, dass neben der veränderten Arbeitsweise der Entwicklungsteams auch die Kunden bzw. Nutzer direkt und dauerhaft mit in die Weiter-/Neuentwicklung von zum Beispiel Systemen integriert wurden. Zudem erfolgten Priorisierungen von Anforderungen regelmäßig, um auf neue Marktentwicklungen sowie Bedürfnisse der Nutzer schnell reagieren zu können. Das stellte insofern eine Herausforderung dar, da Transparenz und Kommunikation noch wichtiger wurden. Die agile Transformation veränderte letztendlich – in einigen Bereichen mehr und in anderen weniger – die gesamte Organisation.
Das
Vorgehen
Change Story
Kommunikation einer konsistenten Geschichte; Visualisierung, Formulierung, Aussagen von relevanten Stakeholdern, Videos, Emotionalisierung.
Stakeholder-Analyse
Wer ist direkt oder indirekt von der Transformation betroffen? Entwicklung eines Stakeholder-Management-Plans, basierend auf dem Input aus persönlichen Interviews; klares Verständnis aller Stakeholder(-Gruppen), ihrer Bedürfnisse und Erwartungen.
Veränderungsauswirkungsanalyse
Screening verfügbarer Dokumente, ausführliche Interviews und Workshops mit Experten.
Ziel: ein gemeinsames Verständnis darüber, wer in welcher Weise betroffen ist und welche Maßnahmen umgesetzt werden müssen, um die definierten Bedürfnisse zu erfüllen.
Die Maßnahmen
Ausgewählte Maßnahmen zur Einbeziehung direkt betroffener Stakeholder
Direkt betroffene Stakeholder sind Personen, die im Entwicklungsteam arbeiten und die agile Transformation mitgestalten bzw. die neue Arbeitsweise in der täglichen Arbeit nutzen.
Training & Coaching
Die Coaching- und Trainingsangebote wurden speziell auf die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder-Gruppen zugeschnitten. Die individuelle Konzeption war ein wesentliches Erfolgskriterium, um die Unterstützung der verschiedenen Stakeholder zu erreichen.
Barcamp
Ein Barcamp ist ein offenes, konferenzähnliches Veranstaltungsformat. Es ist jedoch ohne Einladung zugänglich und die Struktur ist lockerer als bei traditionellen Konferenzen. Die Inhalte und der Ablauf werden zu Beginn von den Teilnehmern vorgeschlagen. Ausgewählte Themen werden anschließend diskutiert. Barcamps halfen uns, Probleme zu identifizieren und boten eine Plattform für den Wissenstransfer.
Communities of Practice
Dies ist eine Gemeinschaft von Mitarbeitern, die vor ähnlichen Aufgaben stehen und voneinander lernen wollen. Dieses Tool war nützlich, um kreative und unkonventionelle Ansätze zu fördern und neuen Mitarbeitern die Eingewöhnung zu erleichtern.
Die Erfolgsfaktoren
Der Aufbau von Fachwissen für möglichst viele Stakeholder über die agile Arbeitsweise und die kontinuierliche Entwicklung des agilen Mindsets (Kulturwandel) ist unerlässlich.
Es reicht nicht aus, nur die Mitarbeiter zu unterstützen, die neue Arbeitsweisen in ihrer täglichen Routine einsetzen und leben. Bei einer agilen Transformation sollte die gesamte Organisation betrachtet werden, und die Auswirkungen für alle Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte sind zu berücksichtigen.
Wesentliche Bausteine des Erfolgs sind der intensive Dialog mit den Mitarbeitern und das regelmäßige Einholen von Feedback, um Wissenslücken und weiteren Unterstützungsbedarf zu identifizieren.
Die Integration der neuen Arbeitsweise in die tägliche Routine ist nur der erste Schritt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Wechsel von „Doing Agile“ zu „Being Agile“. Die agile Arbeitsweise muss nachhaltig verankert werden. Kontinuierlich verbessern lässt sie sich zum Beispiel anhand von KPIs, die man in regelmäßigen Umfragen ermittelt.