Klarheit und Motivation von Anfang an: Ziele definieren mit dem Projekt-Polarstern

Den Mount Everest besteigen, ohne vorher die Route durchzugehen? Unvorstellbar. Doch in Unternehmensprojekten geschieht genau das immer wieder: Ziele und Aufgaben sind alles andere als klar. Mit dem Projekt-Polarstern-Canvas sorgen Sie für Orientierung.

Der „Project North Star“ bzw. Projekt-Polarstern ist ein Canvas, den Projektleitung und -team sowie relevante Stakeholder beim Kick-off gemeinsam bearbeiten. Wie einen Leitstern behalten alle Beteiligten dieses Dokument im Blick – vom Start bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Welche positiven Effekte hat diese Methode zur Zielsetzung?

Auf der Sachebene sorgen Sie mit dem Projekt-Polarstern dafür, dass alle das gleiche Verständnis der Ziele und Aufgaben haben. Hinzu kommt ein emotionaler Effekt:

Die Beteiligten fühlen sich gut abgeholt. Sie haben am Plan selbst mitgewirkt und ihr Okay dazu gegeben. Das sorgt dafür, dass alle motiviert am gemeinsamen Ziel arbeiten. Denn Menschen wollen sich konsistent verhalten: Wer Ja zu einem Plan sagt, bleibt auch im Projektverlauf eher am Ball, selbst wenn es schwierig werden sollte.

Wann bearbeiten Sie den Projekt-Polarstern?

Am besten Sie bearbeiten das Dokument bei einem Projekt-Kick-off. Planen Sie dafür 60 Minuten ein. Im Laufe eines längeren Projekts ändern sich schon einmal die Rahmenbedingungen. Dann kann es sinnvoll sein, den Polarstern anzupassen, zum Beispiel in einem Meilenstein-Workshop.

Es empfiehlt es sich, den Polarstern mindestens einmal im Jahr mit allen Projektbeteiligten zu überprüfen. Gut geeignet ist dafür der Januar. In diesem Termin kann dann zunächst eine Retrospektive stattfinden, und im zweiten Schritt nimmt man den Polarstern unter die Lupe.

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Welche Personen wirken mit am Projekt-Polarstern?

Teammitglieder und Stakeholder aus allen Bereichen, die im Projekt mitarbeiten oder stark davon betroffen sind.

Was tragen Sie in die einzelnen Felder ein?

Für unterschiedliche Projekte können unterschiedliche Details relevant sein. Am besten, das Kernteam macht sich dazu vorab Gedanken. Achten Sie darauf, dass die Notizen kurz bleiben – nur wenige Wörter pro Post-it.

In welcher Reihenfolge bearbeiten Sie das Template?

Im Workshop starten Sie in der Mitte des Templates: mit Zielgruppe(n), Ziele(n) und Kennzahlen.Weiter geht es mit Personen und Rollen, dann mit den wichtigsten Meilensteinen. Letzter Schritt sind Ihre Stärken, Chancen und Risiken.